YBT:n toiminnanohjausjärjestelmän rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on YBT Oy:n toiminnanohjausjärjestelmän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 12.11.2022

1. REKISTERINPITÄJÄ

YBT Oy, Valimotie 1, 95600 Ylitornio ybt@ybt.fi

2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Mika Alapuranen, mika@ybt.fi, +358 40 5330 321

3. REKISTERIN NIMI

YBT ERP

4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus tietojen- keräämiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu työsuhteen myötä.

Tietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen, tarjouspyyntöjen, tarjouksien, projektien ja laskutuksen hoitaminen sekä työmaiden kulunvalvonta. Rakennustyömaan työntekijä- ja urakkatietojen ilmoittaminen. Ilmoittaminen liittyy Verohallinnon asettamaan rakentamisen tiedonantovelvollisuuteen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat asiakkaan yhteystiedot, tarjouspyynnöt, tarjoukset, projektien tiedot, tuotteiden tiedot, toimitusten tiedot, laskutustiedot, asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset ja työntekijätiedot. Työntekijätiedot sisältävät työntekijät, sukunimen, etunimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, osoitteen, työsuhteen laadun, työskentelyajat, työntekijän yhteystiedot, kulunvalvontatiedot, työn sijainnin, perehdytystiedot ja työkirjanpidon.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaan tarjouspyyntöjen, tilausten, julkaisujen tai ilmoitusten kautta. Työntekijöiden tiedot saadaan työntekijöiden ilmoitusten ja kirjauksien kautta.

Lisäksi tietoja asiakkaista kerätään www-lomakkeilla, lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkko- sivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

YBT Oy, Valimotie 1, FI-95600 YLITORNIO

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Asiakas-, työkohde- ja työntekijätietojen luovutus tehdään vain lain määtäysten mukaisesti viranomaisille, kuten Verohallinnolle. Rakentamispalvelun työmaan työntekijätiedot luovutetaan rakennustyön tilaajalle ja päätoteuttajalle lain vaatimusten mukaisesti.

Asiakkaan tietojen käsittely hoidetaan yrityksen sisällä ja luovutukset ainoastaan kyseiselle asiakkaalle tai hänen projektejaan hoitaville tahoille. Alihankkijoilla on rajoitettu pääsy asiakastietoihin ainoastaan heidän työnosuutensa kannalta tarvittaviin tietoihin. Asiakastietojen myyntilaskuihin on pääsy kirjanpitotoimistolla ja tilintarkastajalla.

Asiakastietoja käytetään markkinoinnillisiin ja viestinnällisiin tarkoituksiin, jos rekisteröity on antanut siihen luvan. Tiedot eivät siirry EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan ja varmuuskopioidaan asianmukaisesti. Tiedot säilytetään luotettavissa tietojärjestelmissä, joihin on pääsy rajatuilla henkilöillä ja jotka sijaitsevat fyysisin turvatoimin suojatuissa tiloissa. Järjestelmän palvelujen tuottamiseen käytetään pitkäaikaisia luotettavia kumppaneita kuten Microsoft, Google ja Apple.

9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuo- ja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).